La Ley 1581 de 2012 estableció las reglas y principios aplicables para la protección y manejo de los datos personales y el Decreto 1377 de 2013 reglamentó algunos aspectos de esa Ley. El objetivo de la Ley es desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos. La entidad encargada de garantizar el cumplimiento de las disposiciones sobre datos personales es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
En Hi party Box reconocemos la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales que nuestros clientes, proveedores, colaboradores y público en general han suministrado a nuestra compañía, por eso hemos diseñado esta política de privacidad para el manejo adecuado de estos datos.
A continuación nuestra política de tratamiento de la información
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Correo electrónico: comercial@hiparty.com.co
Página web: www.hiparty.com.co
2. NORMATIVIDAD LEGAL
Constitución Política, artículo 15: Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
Ley 1581 de 2012: tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política.
Decreto 1377 de 2013: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN:
La presente política será aplicable a los datos personales registrados en las base de datos de Hi party Box cuyo titular sea una persona natural.
4. ALCANCE:
La presente política de privacidad establece:
Las reglas establecidas por Hi Party Box., para el tratamiento lícito, informado y controlado de los Datos Personales que se le proporcionan o se le han proporcionado; 2. Las medidas de seguridad implementadas por Hi Party Box. para proteger los Datos Personales; y 3. La forma y medios para que los Titulares de Datos Personales ejerzan los llamados Derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición).
5. DEFINICIONES:
Las siguientes definiciones están contemplados en el los términos de la Ley 1581:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
Cliente: Para efectos de esta política se entiende como “cliente” aquellas personas naturales o jurídicas que compran los productos de Hi Party Box con un fin comercial o empresarial.
Consumidores: Para efectos de la aplicación de esta política se entiende por “consumidor” aquella persona natural o jurídica que, como destinatario final, adquiera los productos de Hi party Box para la satisfacción de una necesidad propia, privada, familiar o domestica y empresarial cuando no esté ligada intrínsecamente a su actividad económica.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas.
Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Manual Interno: Significa el presente Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre las Bases de Datos o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
6. FUENTES DE LAS QUE SE OBTIENEN LOS DATOS PERSONALES:
Los Datos Personales que trata Hi Party Box provienen de fuentes lícitas tales como: Directamente del Titular de los Datos Personales y/o de Contratantes y/o de Representantes o Apoderados Legales de o vinculados con dicho Titular. Suministrada a través de los canales de comunicación dispuestos por la compañía para ello, como el sitio web, las redes sociales, tiendas.
7. TIPOS DE DATOS Y FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS
La autorización para el tratamiento de los datos personales que es firmada por los titulares o validada a través de un correo electrónico, permite a Hi Party Box, recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir. De acuerdo a la naturaleza del tercero, la recolección y tratamiento de los datos personales por parte de Hi Party Box tiene como finalidades:
7.1 Datos recolectados de clientes:
Los Datos Personales que Hi Party Box. requiere de sus Clientes abarcan: Datos Generales, consistentes en:
Nombres y apellidos completos
Fecha de Nacimiento
Domicilio particular en el lugar de residencia o Puntos de envío de sus establecimientos de negocios.
Teléfono/celular
Correo Electrónico
Rut
Certificado de Cámara de Comercio.
Autorización para investigación en centrales de riesgo.
Negocios propios y principales clientes, proveedores y acreedores.
Los Datos Personales que Hi Party Box recibe de sus Clientes, se utilizan en y para la realización de actividades lícitas e inherentes a su naturaleza y objeto social. En ese sentido, Hi party Box. utiliza los Datos Personales de sus Clientes para:
Actualizar su información para proporcionarle debidamente los servicios.
Atender las consultas y/o cancelaciones de pedidos.
Atender los requerimientos de autoridad competente
Elaboración y entrega de Estados de Cuenta
Seguimiento y auditoria por parte de cartera.
Atender las solicitudes de consulta de saldos
Dar atención y seguimiento a las solicitudes que reciba de los Titulares de Datos Personales, en ejercicio de los Derechos ARCO a que se refiere la presente Política.
Atender y dar seguimiento a las quejas o reclamaciones que se dirijan y presenten por los Clientes, de acuerdo a lo previsto en la Ley de Protección y Defensa del consumidor.
Para fines relacionados con la venta de productos: publicitarios, promocionales y de mercadeo por canales habituales y no habituales , telemarketing, transaccionales, administración del sitio web de Hi Party., administración de los servicios de Hi Party Box., desarrollo de nuevos productos y servicios, encuestas de calidad y satisfacción del Cliente, análisis de uso de productos, servicios y sitio web, para el envío de avisos acerca de los productos de Hi Party Box, promociones y servicios asociados a los productos, cuando la Ley lo requiera, para solicitarle actualización de sus datos y documentos de identificación, y en general para hacer cumplir nuestros términos, condiciones y la operación, funcionamiento y administración de los negocios de Hi Party Box
7. 2 Datos recolectados de los consumidores:
Los Datos Personales que Hi Party Box requiere de sus consumidores abarcan:
Nombres y apellidos completos
Fecha de Nacimiento
Domicilio particular en el lugar de residencia.
Teléfono/celular
Correo Electrónico
Los Datos Personales que Hi Party Box. reciba de sus Consumidores se utilizan en y para la realización de actividades lícitas e inherentes a su naturaleza y objeto social. En ese sentido, Hi Party Box. utiliza los Datos Personales de sus Consumidores para:
Atender las solicitudes de servicios por reclamos de calidad, oportunidad o entrega de la mercancía.
Actualizar su información para proporcionarle debidamente los servicios.
Atender los requerimientos de Autoridad
Dar atención y seguimiento a las solicitudes que reciba de los Titulares de Datos Personales, en ejercicio de los Derechos a que se refiere la presente Política.
Atender y dar seguimiento a las quejas o reclamaciones que se dirijan y presenten por los Clientes, de acuerdo a lo previsto en la Ley de Protección y Defensa del consumidor.
Evaluar las necesidades del consumidor
Informar a quien suministró los datos las novedades relacionadas con nuestros productos
Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios desarrollo de nuevos productos y servicios, encuestas de calidad y satisfacción del Cliente,
Proveer información de nuestros productos y servicios.
Realizar estudios sobre hábitos de consumo, actividades de georeferenciación y estudios estadísticos.
Implementar programas de fidelización.
Información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
Consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin que la información suministrada sea fidedigna.
Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a las autoridades competentes que así lo requieran.
7.3 Datos recolectados de los Proveedores:
Los Datos Personales que Hi Party Box requiere de sus Proveedores consisten en los Datos Generales y Financieros o Patrimoniales siguientes:
Nombres y apellidos completos.
Cédula de ciudadanía
Domicilio Completo.
Correo Electrónico
Teléfono(s) Particular y/o Celular.
RUT
Cámara de comercio
Número de Cuenta Bancaria para efectos de pago de la contraprestación.
Uso de los Datos Personales:
Los Datos Personales que Hi Party Box. recaba de Proveedores los utiliza para:
Para efectos de la tramitación de sus facturas y pagos.
Sujeto al tipo de servicio o producto a proveer, para la elaboración del contrato correspondiente y sus los convenios, adenda o anexos que se requieran.
El pago de la contraprestación correspondiente, por los productos o servicios que provean.
Contactarlo y/o enviarle notificaciones o comunicados relacionados con el vínculo de servicio o suministro o relación contractual que tenga con Calzatodo S.A.
8. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán los siguientes principios:
a) PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: el Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
b) PRINCIPIO DE FINALIDAD: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
c) PRINCIPIO DE LIBERTAD: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
g) PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por Hi Party Box, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Hi Party Box está obligado a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
9. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE HI PARTY BOX.
Hi Party Box, en todo momento, considerará y cumplirá con los principios de de licitud, consentimiento, información, calidad, finalidad, lealtad, proporcionalidad y responsabilidad en el tratamiento de los datos personales y/o sensibles que se recaben en y para la operación, prestación del servicio, cumplimiento a los contratos establecidos con los Usuarios y en general para los fines referidos en la presente política. El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Hi Party Box salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).
c) Ser informado por Hi Party Box previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
10. DEBERES DE HI PARTY BOX
En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de Hi Party Box los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley:
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
o) Hacer uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
11. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL:
Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, Hi Party Box solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.
12. VIGENCIA DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES
La información suministrada por nuestros clientes, proveedores y público en general permanecerá almacenada hasta por el término de diez (10) años contados a partir de la fecha del último tratamiento, utilizando para ello, un software debidamente licenciado, adquirido de proveedores especializados en la materia, con quienes se suscriben acuerdos de confidencialidad para la adecuada protección de la información; permitirnos el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a su cargo especialmente en materia contable, fiscal y tributaria. Modificaciones a la Política de Privacidad En cumplimiento a la Ley de Protección de Datos Personales, Hi Party Box se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de nuestros servicios o productos. Estas modificaciones estarán disponibles al público en nuestro sitio web www.hiparty.com.co
Para efectos de la atención de inquietudes y ejercicio de los derechos que le asisten como titular de datos personales, el interesado en actualizar o ratificar sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos de la base de datos de Hi Party Box, podrá comunicarse a través del correo electrónico comercial@hiparty.com.co, página WEB www.hiparty.com.co opción “Contáctanos”.
La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
